¿Por qué es necesario contar con una solución de gestión de contenido empresarial?
Actualmente las empresas tienen mucho contenido, cada uno de los departamentos que la componen producen mucha información y puede resultar complicado para el quipo de un área administrar y mantener organizados sus propios datos.
Sin una solución, resulta un reto difícil para los diferentes departamentos de la organización saber que contenido está disponible fuera de quien lo creo, con nuestras soluciones no solo se almacena contenido lo hace útil y se comparte con mayor facilidad.
Además, es posible rastrear de acuerdo con los estándares de cumplimiento de la información, la gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida volviéndose más automatizada, lo que simplifica los procesos manteniendo el cumplimiento de la política de retención de documentos.
Entonces ¿Por qué es necesario contar con una solución de gestión de contenido empresarial?
1. Mejora el acceso y la capacidad de respuesta.
Crear una forma centralizada y estructurada de organizar y manejar los documentos y contenido reduce el riesgo de pérdida de documentos o datos faltantes. Esto asegura que la información esté disponible para los empleados cuando lo necesiten. Cuando tienen lo que necesitan, pueden ser más receptivos con sus clientes, proveedores, y entre ellos.
2. Apoya el trabajo remoto.
Uno de los puntos más nuevo, pero sin duda uno de los más importantes en la actualidad, la mayor parte del contenido actual se crea y almacena digitalmente, haciéndolo ideal para una fuerza de trabajo remota.
El reto es tener todo el contenido protegido, organizado y accesible. Una solución de gestión de contenido empresarial implementa los procesos, herramientas y sistemas necesarios para lograrlo, convirtiendo cualquier lugar en un espacio de trabajo, con acceso a internet y una conexión VPN, los empleados autorizados pueden acceder a documentos, datos y otro contenido para trabajar, revisar o probar, manteniendo los flujos de trabajo digitales en movimiento.
3. Optimiza y crea flujos de trabajo ágiles.
Las empresas saben que los flujos de trabajo estructurados digitales y automatizados les permiten responder más rápido a las solicitudes de los clientes, aumentando la velocidad a la que hacen negocios.
Varias soluciones de gestión de contenido incluyen herramientas de automatización del flujo de trabajo, lo que permiten a las empresas aumentar la velocidad de respuesta. Los empleados pueden completar sus tareas trabajando desde cualquier lugar. Casi todas las soluciones permiten a las empresas crear flujos de trabajo para procesos recurrentes como AP/AR (algunos incluso tienen flujos de trabajo integrados).
4. Incrementa la productividad de los empleados.
Los documentos interfieren con la productividad cuando necesitan viajar de una PC a otra y vivir en sistemas desconectados, la centralización, el control de acceso y la estructura que ofrece la gestión de contenido empresarial elimina las barreras a la productividad, al eliminar el elemento físico del movimiento, los empleados pueden recuperar documentos, interactuar con ellos y almacenarlos rápidamente . Muchas de nuestras soluciones ofrecen captura automatizada para reducir tareas manuales como la entrada de datos. Además, al almacenar todo el contenido digitalmente y en una única ubicación, los empleados pueden seguir siendo productivos dondequiera que se encuentren.
5. Garantiza la continuidad empresarial.
Los documentos almacenados digitalmente se pueden respaldar fácilmente dentro de las soluciones de respaldo en la nube con la opción de recuperarlo todo ante desastres.
Las soluciones de gestión de contenido empresarial basados en la nube suelen ofrecer redundancias en varias ubicaciones, tanto un servicio como plataforma, estas soluciones brindan a las empresas la comodidad de las garantías de tiempo de actividad, lo que significa que su contenido y datos no solo se encuentran respaldados si no que se garantiza que estarán disponibles.
En un mundo donde la fuerza laboral remota se ha convertido en la norma, estas garantías de tiempo de actividad ayudan a cumplir los objetivos de continuidad del negocio.
Contáctanos y pregunta por nuestras soluciones, estamos seguros que tenemos la solución que necesitas. ventas@aldaramiz.com
